Bei Dokumentenprüfungen und kombinierten Prüfungen (Dokumentenprüfungen mit ergänzender Vor-Ort-Prüfung) ist es notwendig, dass Sie Nachweise und Unterlagen einreichen, beziehungsweise bei einer Vor-Ort-Prüfung uns vorlegen. 

Sie erhalten von uns für jeden OPS-Kode, Leistungsgruppe und/oder G-BA Richtlinie eine individuelle Unterlagen-Anforderung, bei der wir bereits uns vorliegende bzw. bereits bei Ihnen im Rahmen einer anderen Prüfung angeforderte Unterlagen berücksichtigen.

Sollten Sie einen oder mehrere bereits beauftragte OPS-Kodes stornieren, bedenken Sie, dass dann trotzdem für alle verbliebenen OPS-Kodes die Unterlagen vollständig sein müssen.

Beispiel: Sie haben den OPS 8-98f und 8-980 beauftragt. Wir haben Ihnen mitgeteilt, dass für den OPS 8-980 keine zusätzlichen Unterlagen vorgelegt werden müssen, da alle erforderlichen Unterlagen mit der Anforderung für den OPS 8-98f abgebildet worden sind. Falls Sie nun den Auftrag für den OPS 8-98f stornieren, müssen Sie sodann unaufgefordert alle erforderlichen Unterlagen gemäß Anlage 6a für den OPS-Kode 8-980 einreichen.

Bitte entnehmen Sie diese Nachweise und Unterlagen der Anlage 4 bis 6 der LOPS-Richtlinie.

Sofern es über die dort genannten Unterlagen hinaus weitere Nachweise gibt, die Sie für geeignet zum Nachweis der genannten Strukturmerkmale des beauftragten OPS-Kodes und/oder Leistungsgruppen und/oder G-BA Richtlinen ansehen, können Sie uns diese gerne vorlegen.

Gemäß der LOPS-RL sind Sie dafür verantwortlich, dass die Unterlagen vollständig, lesbar und in einer sinnvollen Ordnungsstruktur analog der Unterlagenanforderungslisten eingereicht werden.

Dateinamen:

• Stellen Sie dem Dateinamen den Prüfgegenstand voran, zu dem wir konkret diese Unterlage angefordert haben.
• Ergänzen Sie den Dateinamen eindeutig gemäß dem Inhalt und ggf. der Fachabteilung. 
• Bei OPS-Kodes mit Stations- bzw. Einheitsbezug ergänzen Sie bitte den Dateinamen mit der Bezeichnung der Station bzw. Einheit.

Falls Sie die Dateien in einem pdf zusammenfassen, indexieren Sie bitte dieses pdf entsprechend.

Beispiele:

8-987.1_Strukturdaten.pdf
8-987.1_Qualifikationsnachweise Krankenhaushygieniker.pdf
8-987.1_Hygieneplan.pdf
8-98f_Dienstplan Pflege Station F2.pdf
LG1_Facharztukunden Innere Medizin.pdf
QFR-RL_Stationsbelegung Januar.pdf

Die Unterlagen müssen von uns lesbar sein. Bitte anonymisieren Sie die Unterlagen nicht, da dann eine Kontrolle der Strukturmerkmale nicht möglich ist. Achten Sie beim Scannen / Kopieren darauf, dass Unterlagen nicht zu stark verkleinert oder abgeschnitten werden. Teilen Sie bitte einzelne Blätter nicht, sondern wählen Sie ein entsprechend großes (Papier)-Format für den Scan bzw. die Kopie. Sollte ein Teilen unvermeidbar sein, ist eine Berücksichtigung der Unterlagen nur möglich, wenn auf jeder Seite eindeutig gekennzeichnet ist, wie einzelne Seiten zueinander gehören. Verzichten Sie bitte auf "Wasserzeichen" bzw. prominente Markierungen wie z. B. "Ausdruck aus dem Archiv", die Text überdecken und ihn möglicherweise für uns unlesbar machen. Halten Sie sich bitte an die in der Richtlinie und hier im Beispiel angegebene Ordnungsstruktur.

Perspektivisch ist geplant, dass Sie uns die Unterlagen zu Strukturprüfungen über das MD-Portal (Online-Portal der Medizinischen Dienste) zukommen lassen. Aktuell ist dies technisch noch nicht umgesetzt. Bitte beachten Sie daher die folgenden Vorgaben zu digitalen Unterlagen, die Anwendung finden, solange eine Einreichung von Unterlagen für Strukturprüfungen über das MD-Portal noch nicht möglich ist:

Unterlagen reichen Sie bitte als pdf-Datei(en) ein, konform mit dem PDF/A-1a ISO 19005-1 Standard. Bei anderen Dateiformaten können wir eine Lesbarkeit nicht sicherstellen. Verzichten Sie bitte auf einen zusätzlichen Passwortschutz der Dokumente sowie auf besondere Funktionen, die nicht Bestandteil des PDF/A-1a ISO 19005-1 Standards sind. Die digitalen Unterlagen müssen die genannte Ordnungsstruktur aufweisen. Das kann dadurch erreicht werden, indem Sie vorzugsweise eine indexierte pdf-Datei einreichen, die alle erforderlichen Unterlagen enthält. Die Indexierung entspricht dann der genannten Ordnungsstruktur. Alternativ können Sie mehrere pdf-Dateien einreichen. In diesem Fall benennen Sie die Dateien einzeln wie oben beschrieben. Verzichten Sie auf Unterordner, platzieren Sie alle Dateien in einer Verzeichnisebene. Fassen Sie die Daten bitte nicht in z.B. komprimierten (Zip-)Dateien zusammen, sondern laden Sie die pdf-Dateien einzeln hoch.

Bitte entscheiden Sie sich pro von uns übermittelter Unterlagen-Anforderung für ein Versandverfahren und kombinieren Sie bitte innerhalb einer Unterlagen-Anforderung nicht mehrere Verfahren.

Wir bieten Ihnen folgende Verfahren an:

1. Upload beim Medizinischen Dienst Nord

Dies ist das effektivste und schnellste Verfahren. Mit der Bestätigung Ihres Auftrages erhalten Sie einen Upload-Link für Unterlagen. Dieser Link wird für eine Unterlagen-Anforderung (die mehrere OPS, Leistungsgruppen und/oder G-BA Richtlinien umfassen kann) einzeln vergeben. Sie können dort die Unterlagen hochladen. Sie können hochgeladene Dokumente anschließend nicht mehr einsehen. Das dient dem Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Falls Unterlagen zeitgleich mit einem Auftrag vorgelegt werden sollen, wenden Sie sich bitte vorab formlos per Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de oder telefonisch an uns. Wir übermitteln Ihnen gerne kurzfristig einen Upload-Link für das Hochladen der Unterlagen. Parallel hierzu stellen Sie den Auftrag über das Auftragsformular online >>md-nord.info/strops_antrag/strops_antrag.php

2. Versand auf einem Datenträger

Sie können uns die Unterlagen für einen oder mehrere Prüfgegenstände auf einem Datenträger zuschicken. Üblich sind CDs, DVDs und/oder USB-Sticks. Wenn Sie die Daten verschlüsseln möchten: verschlüsselte zip-Dateien können wir lesen. Bitte teilen Sie uns das Kennwort separat per Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de mit. Bei anderen Verschlüsselungsarten sprechen Sie das Verfahren bitte mit uns ab.

Die Unterlagen müssen sich auf einer Verzeichnisebene befinden. Bitte verzichten Sie auf weitere Unterordner.
Bitte beachten Sie: eingereichte Datenträger werden von uns nach dem Einlesen der Daten datenschutzkonform vernichtet und nicht zurückgeschickt.

3. Versand in Papierform

Sie können uns, bis das MD-Portal auch für Strukturprüfungen verwendbar ist, ersatzweise und befristet Unterlagen in Papierform per Post schicken. Halten Sie sich bitte auch in diesem Fall an die oben genannte Ordnungsstruktur. Verwenden Sie bitte einzelne Ordner und/oder Trennblätter, um die Ordnungsstruktur zu kennzeichnen.
Die Unterlagen schicken Sie bitte an folgende Adresse: Medizinischer Dienst Nord, Fachbereich Strukturprüfungen, Hammerbrookstraße 5, 20097 Hamburg.  

Indem Sie sich an diese Vorgaben halten, ermöglichen Sie uns und Ihnen eine effiziente Arbeitsweise und eine zügige sowie vollständige Prüfung. Sie vermeiden damit Unterlagen-Nachforderungen und Rückfragen.

Die LOPS-RL gibt vor, dass Krankenhäuser zum Zeitpunkt der Auftragsstellung die erforderlichen Nachweise, Unterlagen sowie Strukturdaten (Anlage 2 bzw. 3) der LOPS-Richtlinie) vorzuhalten haben.

Für jeden von Ihnen zur Prüfung beauftragten OPS-Kode sind die Strukturdaten vollständig auszufüllen und von der Geschäftsführung des Krankenhauses zu unterzeichnen. Es ist für uns hilfreich, wenn Sie in den Strukturdaten die Personen mit ihrer Funktion und Qualifikation benennen, für die Sie Qualifikationsnachweise einreichen. Das erleichtert uns die Zuordnung. Sofern die Einhaltung eines Strukturmerkmals durch wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter belegt werden kann, ist es ausreichend, deren Qualifikationen exemplarisch zu belegen. (Beispiel: OPS 8-550: „Vorhandensein mindestens folgender Therapiebereiche: …, Ergotherapie, …“: Es ist nicht nötig, die Qualifikation aller Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten zu belegen, der Nachweis für mindestens zwei Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten am Standort ist ausreichend.)

Die Strukturdaten der einzelnen OPS-Kodes der Richtlinie zum Download als ausfüllbare/beschreibbare PDF-Dateien, (geordnet nach Kodes) finden Sie hier.

(Hinweis: Nicht ausfüllbar mit Acrobat Reader. Nutzen Sie zum Ausfüllen bitte aktuelle Programme.)

Haben Sie darüber hinaus gehende Fragen?

Dann können Sie sich gerne an uns wenden: strukturpruefung(at)md-nord.de​

Oder melden Sie sich telefonisch unter 040 25169-5850 zu folgenden Zeiten:

Montag bis Donnerstag:  07:30 Uhr - 14:00 Uhr
                           Freitag:  07:30 Uhr - 12:00 Uhr