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Arbeitsplatz modern: buchbar und multifunktional

Arbeitsplatz modern ist buchbar und multifunktional

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Doppelbildschirme, Andockstationen und hubfähige Tische – mit der Digitalisierung zieht auch viel neue Technik in die Büros des Medizinischen Dienstes Nord ein. Das Umstellen auf Homeoffice und mobiles Arbeiten erfordert ein komplett neues Konzept für Räume und Technik, das jetzt stringent in allen Dienstgebäuden umgesetzt wird. Es geht um rund 300 Büros. Ziel ist es, dass die Beschäftigten ihre Arbeitsmittel überall optimal nutzen können.

Die Zeit der eigenen Zimmerpflanze ist auch in Hamburg und Lübeck bald vorbei: Anfang 2023 räumen Kolleginnen und Kollegen der Abteilung Service an den beiden größten Standorten nach und nach Büros aus, die ehemals persönlich zugeordnet waren, oft bestückt mit Bildern, Bücherregalen und viel Privatem auf den Tischen. Es folgt eine einheitliche Büroausstattung, die Multifunktions-Arbeitsplätze. Hier wird es bald so aussehen wie an den Standorten Flensburg und Kiel, die bereits 2022 umgerüstet worden sind.

„Diesen Weg hatten wir bereits Ende 2019 eingeschlagen, ohne zu ahnen, dass Monate später die Corona-Pandemie alles beschleunigen würde“, berichtet Lutz Remshardt, der Abteilungsleiter Service, von den Anfängen der Planung. Damals stand er kurz davor, weitere Flächen anzumieten, weil die Büroräume an mehreren Standorten für die stetig wachsende Belegschaft nicht mehr ausreichten. Doch dem kam die Homeoffice-Dienstvereinbarung zuvor, die zu dem Zeitpunkt mit dem Personalrat verhandelt wurde. Bereits der erste Zuspruch der Beschäftigten eröffnete Remshardt neue Möglichkeiten: Zu 40 Prozent im Homeoffice arbeiten und nur noch zu 60 Prozent im Büro sah die Vereinbarung als Regel vor, was für Remshardt auf einmal eine deutlich reduzierte Raumbelegung bedeutete. „Dabei war unser Ziel anfangs gar nicht, unbedingt Räume einzusparen. Aber da wir alles mit Versichertengeldern finanzieren, sollten wir auf Dauer nichts bezahlen, was wir nicht benötigen.“

Doch wie sollte ein neues Konzept aussehen? Von vornherein stand fest, dass die Raumaufteilung mit Einzel- und Doppelbüros bleiben soll. „Großraumbüros, wie sie noch vor einigen Jahren in Mode waren, standen bei uns nie zur Debatte. Denn hier muss man konzentriert arbeiten können“, betont Remshardt. Seine Recherchen und Berechnungen haben aber auch gezeigt, dass ein neues Konzept nur mit „Desksharing“ gelingen kann. „Die Kolleginnen und Kollegen müssen also auf ihre oft sehr persönlich eingerichteten eigenen Büros verzichten, damit wir die Fläche insgesamt reduzieren und optimal auslasten können.“ Dafür kann der Abteilungsleiter Service im Gegenzug einen höheren Standard der Einrichtung bieten.

Jeder Multifunktions-Arbeitsplatz wird so eingerichtet, dass die Nutzer nur ihren Laptop und wenige persönlichen Geräte mitbringen müssen, um sofort losarbeiten zu können. Kernstück ist eine „Docking-Station“, über die sie per USB-Kabel ihren Laptop verbinden. Das schließt sie an die Doppelbildschirme an, die per Gasdruckfederung individuell einstellbar sind, ebenso wie an das Netzwerk. Steckdosen an der Station ermöglichen den Anschluss von Ladekabeln. Eine Webcam für Videokonferenzen ist ebenfalls integriert. Hygienisch sensible Zusatzgeräte wie Tastatur, Maus und Headset gehören dagegen zur persönlichen Ausrüstung und sind mitzubringen. In einem eigenen Schrankfach auf dem Gang können sie platzsparend „geparkt“ werden. „Persönliche Rollcontainer haben wir ebenfalls geprüft, aber dann doch darauf verzichtet, weil sie zu umständlich und groß sind, wenn man die Stockwerke wechseln muss“, gibt Remshardt zu bedenken. „Am Ende nutzt die dann doch keiner.“

Zur Büroausstattung gehören außerdem elektrisch höhenverstellbare Arbeitstische, die Nutzern mit verschiedenen Körpergrößen die perfekte Sitzhöhe bieten. Sie können sogar als Steharbeitstisch angehoben werden, „was eine wechselseitige Arbeitshaltung möglich macht“, ergänzt Remshardt, der auch Arbeitgeberbeauftragter für den Arbeitsschutz ist.

Der neue Weg zum Bürotag beim MD Nord beginnt jetzt mit einer Online-Buchung, ähnlich wie im Hotel. Über ein Buchungsprogramm können die Nutzer sich Tage oder auch nur Stunden vorher einen freien Raum aussuchen und buchen. Eine App auch für das privaten Handy erleichtert die Buchung auch von unterwegs. Ein System der Raumzuweisung stellt sicher, dass vorrangig Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung einen Bürobereich belegen.

Rückblickend habe die Corona-Pandemie mit dem Lockdown von 2020 und der anschließenden Gewöhnung an das mobile Arbeiten alle darin bestätigt, dass das neue Raumkonzept der richtige Weg sei, sagt Remshardt. Mehr als 70 Prozent der rund 600 Kolleginnen und Kollegen nehmen mittlerweile an der Homeoffice-Dienstvereinbarung teil. Tendenz steigend.

Ganz kahl und ausschließlich funktional sollen die neuen Multifunktions-Arbeitsplätze übrigens nicht bleiben, verrät Service-Chef und Bauplaner Remshardt: „An etwas Ambiente mit Bildern zu verschiedenen Themen wollen wir auch denken. Und wem ein Raum und seine Gestaltung besonders gefällt, wird ihn sicher öfter buchen.“ ♦