Papierlos arbeiten schafft Raum für neue Aufgaben

Sie ist so etwas wie das Eingangsportal der Krankenhaus-Begutachtung: die Teamassistenz, die Aufträge verarbeitet, Akten und Unterlagen aus Kliniken anfordert. Rund 106.000 Aufträge haben die 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Teamassistenz allein im Jahr 2022 bis zur Begutachtung organisiert, mit allem was dazu gehört. „Ansprechpartner der Krankenhäuser sind wir, sowie Vermittler in die Abteilung“, ergänzt Dorothea Thun, die Leiterin der Teamassistenz. Lange Zeit waren es Kisten voller Papierakten, die hier das Bild bestimmt haben. 2022 konnte die Teamassistenz auf eine digitale Arbeitsweise umstellen.

Den Weg dahin geebnet hat die Verpflichtung für Krankenhäuser zur digitalen Datenlieferung über das LE-Portal, das Leistungserbringer-Portal. Grundlage dafür war, dass sich 2021 der GKV-Spitzenverband mit der Deutschen Krankenhaus-Gesellschaft (DKG) auf die „elektronische Vorgangsübermittlungs-Vereinbarung“ (eVV) verständigte. Verbindlich ist die digitale Datenlieferung für alle Krankenhäuser seit dem 1. Januar 2023.

Parallel dazu startete die Teamassistenz ihre digitale Daten-Erfassung bereits im Sommer 2021 mit einem Pilotprojekt im BBZ Lübeck. Anfangs lief es noch zweigleisig auf Papier und digital, „was für die Umstellung wichtig war, weil wir sie damit schrittweise implementieren konnten“, betont Dorothea Thun, die die Leitung des Teams mit rund 20 Kolleginnen und Kollegen übernommen hat.

Im Laufe des vergangenen Jahres lernte die Teamassistenz schnell die Vorteile des neuen digitalisierten Systems zu schätzen: „Jetzt konnten wir auf dem Portal die Aufträge mit den zugehörigen Unterlagen per Index heraussuchen“, beschreibt Dorothea Thun, „wir können sie nun filtern und haben mit einem Ampelsystem in einer Übersicht auch noch die Fristen im Blick“, ist die gelernte Pflegefachkraft begeistert, die 20 Jahre Erfahrung in der Pflege mitgebracht hat, darunter im Qualitätsmanagement und in der Geschäftsführung einer Pflegeeinrichtung.

Beschleunigt hat die digitale Umstellung das Zusammenstellen der Terminplanung, der „Begehungspläne“. Den mehr als 90 Gutachterinnen und Gutachtern sowie 44 Kodierfachkräften müssen nicht nur die Unterlagen zugewiesen werden, sondern auch ihre Termine in und mit Krankenhäusern. „Dieses Puzzle sieht aus wie ein Stundenplan, den wir sechs Wochen im Voraus möglichst passgenau zusammenstellen“, erklärt Dorothea Thun. Denn hierbei gehe es auch darum, wem welcher Auftrag zugeordnet wird. Die Aufgabe: Nach Absprache mit der jeweiligen ärztlichen Teamleitung die Begutachtungsaufträge an die ärztlichen Gutachterinnen und Gutachter zu verteilen. „Wir arbeiten am Teamplan immer im Vier-Augen-Prinzip, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird, ob zum Beispiel jemand vielleicht doch Urlaub hat oder in einer Fortbildung ist.“

Viel besser als jedes Papier bietet die digitale Plattform den tagesaktuellen Überblick über die Verplanung. Die ist bei rund 500 Begutachtungen und 15 Begehungen jeden Tag und in zwei Bundesländern sehr komplex. Die Teamassistenz hat im Blick, wenn sich auf der einen oder anderen Seite etwas ändert: Meldet sich jemand ungeplant abwesend, kann sie umplanen, noch bevor die Gutachterinnen und Gutachter am Morgen den Laptop anschalten und auf den Einsatzplan sehen: „Meistens rufen wir die Kolleginnen oder Kollegen der Vertretungsgruppe an und leiten sie dann um, damit ein Begehungstermin im Krankenhaus nicht abgesagt werden muss“, erläutert die Teamleiterin. Begutachtungen nach Aktenlage, also am Schreibtisch und vielleicht im Homeoffice, können dann später bearbeitet werden.

„Die Digitalisierung schafft für uns in der Teamassistenz jetzt den Raum für die neuen Aufgaben“, sagt Dorothea Thun, und meint damit die vielen Herausforderungen im Rahmen der Strukturprüfungen, die ebenfalls verplant werden müssen. ♦