Infos OPS-Strukturprüfungen

Anträge auf OPS-Strukturprüfungen im Jahr 2023

Die aktualisierte Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund nach § 283 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 SGB V „Regelmäßige Begutachtungen zur Einhaltung von Strukturmerkmalen von OPS-Kodes nach § 275d SGB V (StrOPS-RL)“ zur Beantragung von OPS-Strukturprüfungen im Jahr 2023 finden Sie hier >>Richtlinie StrOPS 2023, MD Bund

Ergänzende Informationen finden Sie auf der Webseite des Medizinischen Dienstes Bund >>Link zu www.md-bund.de

Der Antrag kann online über unser Antrags-Formular gestellt werden >>md-nord.info/strops_antrag/strops_antrag.php

Neben der Standortnummer benötigen Sie einen Standort-Code, den Sie per Post von uns erhalten haben. Sollten Sie diesen Standort-Code nicht erhalten haben, kontaktieren Sie uns bitte umgehend und wir senden Ihnen diesen Code gerne erneut zu.

Nach Eingang Ihrer Anträge werden wir fristwahrend die Erledigungsart festlegen und Sie werden von uns eine Eingangsbestätigung erhalten. Falls Unterlagen eingereicht werden müssen, erhalten Sie mit der Eingangsbestätigung einen Upload-Link, über den Sie die Unterlagen komfortabel ans uns elektronisch übermitteln können. Bitte beachten Sie die in der Eingangsbestätigung genannten Fristen.

Wenn Sie einen Antrag auf OPS-Strukturprüfung stellen wollen, erhalten Sie von uns hier die erforderlichen Informationen und Dokumente.

In der Richtlinie nach § 283 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 SGB V über „Regelmäßige Begutachtungen zur Einhaltung von Strukturmerkmalen von OPS-Kodes nach § 275d SGB V" (StrOPS-RL) wurde festgelegt, dass Krankenhäuser Prüfungen von OPS-Strukturmerkmalen nur beim zuständigen Medizinischen Dienst beantragen können.

Dies bedeutet, dass der Medizinische Dienst Nord die Krankenhäuser in Hamburg und Schleswig-Holstein prüft.

Die Beantragung der OPS-Strukturprüfung erfolgt online über ein Antrags-Formular. Sie erhalten sofort nach Beantragung eine E-Mail, die alle von Ihnen vorgenommenen Angaben enthält, die wir erhalten haben.

Im Ausnahmefall steht Ihnen weiterhin die Option zur Verfügung, das Formular gem. Anlage 2 der StrOPS-Richtlinie ausgefüllt und unterschrieben an diese Adresse zu senden: Medizinischer Dienst Nord, Abteilung Krankenhaus, Fachbereich Strukturprüfungen, Hammerbrookstraße 5, 20097 Hamburg.

Wir werden Ihnen den Eingang des Antrages innerhalb von 10 Werktagen (Montag bis Freitag) bestätigen.

Falls Sie einen bereits gestellten Antrag korrigieren möchten, kontaktieren uns unter strukturpruefung(at)md-nord.de 

Sollten Sie einen OPS-Kode vergessen haben, stellen Sie einen separaten Antrag nur für diesen Kode (ohne die übrigen, bereits beantragten).

Bitte beachten Sie die Antragsfrist für turnusgemäße Prüfungen bis zum 30. Juni 2023.

Damit die Prüfungen reibungslos stattfinden können, bitten wir Sie, folgende Punkte zu beachten:

1. Anmeldeportal nutzen

Beantragen Sie die Strukturprüfungen bitte mit dem Online-Antragsformular. Das ist für Sie deutlich einfacher, weil Sie weniger Angaben machen müssen. Bei turnusgemäßen Prüfungen wird Ihnen anhand uns bekannter Informationen bereits ein weitgehend ausgefülltes Antragsformular angeboten.

Ferner erhalten Sie direkt nach Antragstellung online eine E-Mail mit den Daten, die wir von Ihnen erhalten haben. Darüber hinaus sind wir so in der Lage, Ihren Antrag deutlich schneller zu bearbeiten.

2. Korrekte Antragsart wählen

Im Anmeldeportal bzw. auf dem Antragsformular finden Sie folgende Antragsarten:

• Antrag zur turnusgemäßen Prüfung (4.1.1)

• Antrag zur Wiederholungsprüfung nach Mitteilung der Nichteinhaltung von Strukturmerkmalen (4.1.2 )

• Antrag bei erstmaliger oder erneuter Leistungserbringung (4.1.3)

• Antrag bei erstmaliger Abrechnungsrelevanz von OPS-Kodes (4.1.4)

• Antrag zur Strukturprüfung nach Planungsprüfung (4.1.5)

Bei einigen OPS-Kodes sind zusätzlich die Namen der Stationen oder Einheiten anzugeben, auf denen die jeweilige Leistung erbracht werden soll.

Hierbei ist folgendes zu beachten:

• Für jeden Standort einen Antrag stellen

Für jeden Standort eines Krankenhauses benötigen wir einen vollständig ausgefüllten Antrag pro Antragsart. Es gelten die Kriterien der Vereinbarung gemäß § 2a KHG in Verbindung mit den in dem Verzeichnis nach § 293 Absatz. 6 SGB V aufgeführten Standorten.

• Grundlage sind die Daten im amtlichen Standortverzeichnis

Grundlage für unsere Strukturgutachten, die ausgestellten Bescheide und ggf. Bescheinigungen sind die Daten im bundesweiten Verzeichnis der Standorte gemäß § 293 Abs. 6 SGB V. Da dieses Verzeichnis unter anderem der korrekten Zuordnung der Strukturprüfungen zum jeweiligen Standort dient, erstellen wir Strukturgutachten, Bescheide und Bescheinigungen nur auf Grundlage der Daten aus diesem Verzeichnis. Bei abweichenden Daten wäre ggf. eine Zuordnung der Bescheinigungen durch die Kostenträger nicht mehr eindeutig möglich. Wir bitten Sie daher um Verständnis, dass wir insbesondere keine Bescheide und Bescheinigungen mit Daten ausstellen können, die von dem Verzeichnis gemäß § 293 Abs. 6 SGB V abweichen, auch wenn Sie diese im Antragsformular anders angeben. Sollten Ihre Angaben in diesem Verzeichnis unzutreffend sein, korrigieren Sie bitte diese Daten dort.

• Entscheidend ist die Standortnummer

Für die korrekte Zuordnung eines Antrages zu einem Standort ist für uns die 9-stellige Standortnummer gemäß dem Verzeichnis nach § 293 Abs. 6 SGB V ausschlaggebend. Anträge ohne Angabe einer gültigen Standortnummer können von uns nicht bearbeitet werden.

Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund nach § 283 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 SGB V: Regelmäßige Begutachtungen zur Einhaltung von Strukturmerkmalen von OPS-Kodes nach § 275d SGB V

Gemäß § 275d SGB V müssen die Krankenhäuser die Einhaltung von Strukturmerkmalen des OPS regelmäßig durch den Medizinischen Dienst begutachten lassen, bevor sie entsprechende Leistungen abrechnen dürfen. Grundlage der Prüfungen sind die vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) herausgegebenen OPS-Kodes mit den dort ausgewiesenen Strukturmerkmalen und die Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund.

In der Richtlinie nach § 283 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 SGB V über „Regelmäßige Begutachtungen zur Einhaltung von Strukturmerkmalen von OPS-Kodes nach § 275d SGB V" (StrOPS-RL) sind die Einzelheiten zur Umsetzung der Prüfungen festgelegt.

Geprüft werden abrechnungsrelevante OPS-Kodes, für die das Krankenhaus eine Begutachtung beim zuständigen Medizinischen Dienst beantragt hat. Es können Dokumentenprüfungen, Dokumentenprüfungen mit ergänzender Vor-Ort-Prüfung oder Vor-Ort-Prüfungen durchgeführt werden. Welches Verfahren jeweils angewendet wird, entscheidet der Medizinische Dienst. In der Richtlinie und ihren Anlagen finden sich auch Vorgaben zu den vom Krankenhaus vorzulegenden Unterlagen. Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Medizinische Dienst ein Gutachten und bei Erfüllung aller Strukturmerkmale eines OPS-Kodes eine Bescheinigung. Diese wird im Rahmen des zu erlassenden Bescheides erteilt.

Die aktuelle StrOPS-RL wurde am 21.04.2023 vom Bundesministerium für Gesundheit genehmigt. Sie ist auf der Internetseite des Medizinischen Dienstes Bund (www.md-bund.de) veröffentlicht. >>Link zu Strukturprüfungen, www.md-bund.de

Den Begutachtungsleitfaden zu OPS-Strukturprüfungen im Jahr 2023 befindet sich aktuell in der Überarbeitung und wird danach auf der Website des Medizinischen Dienstes Bund veröffentlicht. 

Bei Dokumentenprüfungen und Dokumentenprüfungen mit ergänzender Vor-Ort-Prüfung ist es notwendig, dass Sie Nachweise und Unterlagen einreichen, beziehungsweise bei einer Vor-Ort-Prüfung uns vorlegen. Bitte entnehmen Sie diese Nachweise und Unterlagen der Anlage 6a der StrOPS-RL 2023 >>Richtlinie StrOPS 2023, MD Bund

Sofern es über die dort genannten Unterlagen hinaus weitere Nachweise gibt, die Sie für geeignet zum Nachweis der genannten Strukturmerkmale des beantragten OPS-Kodes ansehen, können Sie uns diese gerne vorlegen.

Gemäß der StrOPS-RL (Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund nach § 283 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 SGB V) sind Sie dafür verantwortlich, dass die Unterlagen vollständig, lesbar und in einer sinnvollen Ordnungsstruktur analog der Unterlagenanforderungslisten eingereicht werden.

Die sinnvolle Ordnungsstruktur der Unterlagenanforderungslisten ist dabei einzuhalten. Die Nummerierung Ihrer Unterlagen entspricht der Reihenfolge der Auflistung der Unterlagen in Anlage 6a der Richtlinie. Für Dateinamen wählen Sie bitte folgende Benennung:

Beispiel alle Unterlagen in einer Datei:

2023-Fallnummer MD Nord.pdf

Beispiel Unterlagen in mehreren Dateien:

2023- Fallnummer MD Nord_Selbstauskunftsbogen.pdf

2023- Fallnummer MD Nord_Qualifikationsnachweise Krankenhaushygieniker.pdf

2023- Fallnummer MD Nord_Qualifikationsnachweise Hygienefachkräfte.pdf

2023- Fallnummer MD Nord_Schulungsnachweise des speziell eingewiesenen medizinischen Personals.pdf

2023- Fallnummer MD Nord_Hygieneplan.pdf

Der Dateiname besteht aus: Fallnummer MD Nord*, kurze Beschreibung

*Fallnummer MD Nord: Diese Fallnummer erhalten Sie vom Medizinischen Dienst Nord mit der Eingangsbestätigung innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Eingang des Antrages bei uns. Bitte fügen Sie dann hier diese Fallnummer ein.

Die Unterlagen müssen für jeden beantragten OPS vollständig sein. Verweise auf Unterlagen, die Sie für einen anderen OPS einreichen, sind nicht zulässig. Selbst wenn Sie Unterlagen bereits für einen anderen OPS einreichen oder eingereicht haben, müssen Sie diese Unterlagen ebenfalls zu diesem OPS einreichen.

Die Unterlagen müssen von uns lesbar sein. Bitte anonymisieren Sie die Unterlagen nicht, da dann eine Kontrolle der Strukturmerkmale nicht möglich ist. Achten Sie beim Scannen/Kopieren darauf, dass Unterlagen nicht zu stark verkleinert oder abgeschnitten werden. Teilen Sie bitte einzelne Blätter nicht, sondern wählen Sie ein entsprechend großes (Papier)-Format für den Scan bzw. die Kopie. Sollte ein Teilen unvermeidbar sein, ist eine Berücksichtigung der Unterlagen nur möglich, wenn auf jeder Seite eindeutig gekennzeichnet ist, wie einzelne Seiten zueinander gehören. Verzichten Sie bitte auf "Wasserzeichen" bzw. prominente Markierungen wie z. B. "Ausdruck aus dem Archiv", die Text überdecken und ihn möglicherweise für uns unlesbar machen. Halten Sie sich bitte an die in der Richtlinie und hier im Beispiel angegebene Ordnungsstruktur.

Digitale Unterlagen

Perspektivisch ist geplant, dass Sie uns die Unterlagen zu Strukturprüfungen über das Leistungserbringer-Portal des Medizinischen Dienstes Nord zukommen lassen. Aktuell ist dies technisch noch nicht umgesetzt. Bitte beachten Sie daher die folgenden Vorgaben zu digitalen Unterlagen, die Anwendung finden, solange eine Einreichung von Unterlagen für Strukturprüfungen über das Leistungserbringer-Portal noch nicht möglich ist:

Unterlagen reichen Sie bitte als pdf-Datei(en) ein, konform mit dem PDF/A-1a ISO 19005-1 Standard. Bei anderen Dateiformaten können wir eine Lesbarkeit nicht sicherstellen. Verzichten Sie bitte auf einen zusätzlichen Passwortschutz der Dokumente sowie auf besondere Funktionen, die nicht Bestandteil des PDF/A-1a ISO 19005-1 Standards sind. Die digitalen Unterlagen müssen die genannte Ordnungsstruktur aufweisen. Das kann dadurch erreicht werden, indem Sie vorzugsweise pro OPS-Kode eine indexierte pdf-Datei einreichen, die alle erforderlichen Unterlagen enthält. Die Indexierung entspricht dann der genannten Ordnungsstruktur. Alternativ können Sie mehrere pdf-Dateien pro OPS-Kode einreichen. In diesem Fall benennen Sie die Dateien einzeln wie oben beschrieben. Verzichten Sie auf Unterordner, platzieren Sie alle Dateien zu einem OPS in einer Verzeichnisebene. Fassen Sie die Daten bitte nicht in z.B. komprimierten (Zip-)Dateien zusammen, sondern laden Sie die pdf-Dateien einzeln hoch.

Bitte entscheiden Sie sich pro OPS-Kode für ein Versandverfahren und kombinieren bitte innerhalb eines OPS-Kodes nicht mehrere Verfahren.

Wir bieten Ihnen folgende Verfahren an:

1. Upload beim Medizinischen Dienst Nord

Dies ist das effektivste und schnellste Verfahren. Mit der Bestätigung Ihres Antrages erhalten Sie einen Upload-Link für Unterlagen pro OPS. Dieser Link wird für jeden OPS einzeln vergeben. Sie können dort die Unterlagen für diesen OPS-Kode hochladen. Sie können hochgeladene Dokumente anschließend nicht mehr einsehen. Das dient dem Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Falls Unterlagen zeitgleich mit einem Antrag vorgelegt werden sollen, wenden Sie sich bitte vorab formlos per Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de oder telefonisch an uns. Wir übermitteln Ihnen gerne kurzfristig einen Upload-Link für das Hochladen der Unterlagen. Parallel hierzu stellen Sie den Antrag über das Antragsformular online >>md-nord.info/strops_antrag/strops_antrag.php

2. Versand auf einem Datenträger

Sie können uns die Unterlagen für einen oder mehrere OPS-Kodes auf einem Datenträger zuschicken. Üblich sind CDs, DVDs und/oder USB-Sticks. Wenn Sie die Daten verschlüsseln möchten: verschlüsselte zip-Dateien können wir lesen. Bitte teilen Sie uns das Kennwort separat per Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de mit. Bei anderen Verschlüsselungsarten sprechen Sie das Verfahren bitte mit uns ab.

Sie können einen Datenträger pro OPS-Kode verwenden.

Wenn Sie Unterlagen für mehrere OPS-Kodes auf einem Datenträger schicken: erstellen Sie bitte für jeden OPS-Kode einen Ordner, den Sie wie folgt benennen: " Fallnummer MD Nord", z.B. " 2023-00050-S". Falls Sie eine (indexierte) pdf-Datei einreichen, benennen Sie diese genauso wie den Ordner. Ansonsten ordnen und benennen Sie die pdf-Dateien innerhalb dieser Ordner wie oben angegeben.

Die Unterlagen für einen OPS müssen sich auf einer Verzeichnisebene befinden. Bitte verzichten Sie auf weitere Unterordner.

Bitte beachten Sie: eingereichte Datenträger werden von uns nach dem Einlesen der Daten datenschutzkonform vernichtet und nicht zurückgeschickt.

3. Versand in Papierform

Sie können, bis das Leistungserbringer-Portal auch für Strukturprüfungen verwendbar ist, uns ersatzweise und befristet Unterlagen in Papierform per Post schicken. Halten Sie sich bitte auch in diesem Fall an die oben genannte Ordnungsstruktur. Verwenden Sie bitte einzelne Ordner und/oder Trennblätter, um die Ordnungsstruktur zu kennzeichnen. Insbesondere muss eindeutig und prominent erkennbar sein, welche Unterlagen zu welchem OPS-Kode gehören.

Innerhalb eines OPS-Kodes muss die kapitelweise Ordnung der Dokumente in der Reihenfolge, wie sie in Anlage 6a der Richtlinie genannt sind, umgesetzt, erkennbar und gekennzeichnet sein, z. B. durch (weitere) Trennblätter.

Die Unterlagen schicken Sie bitte an folgende Adresse: Medizinischer Dienst Nord, Fachbereich Strukturprüfungen, Hammerbrookstraße 5, 20097 Hamburg.  

Indem Sie sich an diese Vorgaben halten, ermöglichen Sie uns und Ihnen eine effiziente Arbeitsweise und eine zügige sowie vollständige Prüfung. Sie vermeiden damit Unterlagen-Nachforderungen und Rückfragen.

Antragsformular

Das Online-Antragsformular finden Sie hier >>md-nord.info/strops_antrag/strops_antrag.php

Ersatzweise beantragen Sie Strukturprüfungen mit diesem Formular >>StrOPS 2023, Antragsformular ausfüllbar MD Nord.pdf

Schicken Sie bitte das Formular ausgefüllt per E-Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de​. Eine zusätzliche Beantragung in Papierform ist nicht nötig.

Selbstauskunftsbögen

Die StrOPS-RL gibt vor, dass Krankenhäuser zum Zeitpunkt der Antragstellung die erforderlichen Nachweise, Unterlagen sowie Selbstauskunftsbögen (Anlage 5a der StrOPS-Richtlinie) vorzuhalten haben.

Für jeden von Ihnen zur Prüfung beantragten OPS-Kode ist ein Selbstauskunftsbogen vollständig auszufüllen und von der Geschäftsführung des Krankenhauses zu unterzeichnen. Es ist für uns hilfreich, wenn Sie im Selbstauskunftsbogen die Personen mit ihrer Funktion und Qualifikation benennen, für die Sie Qualifikationsnachweise einreichen. Das erleichtert uns die Zuordnung. Sofern die Einhaltung eines Strukturmerkmals durch wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter belegt werden kann, ist es ausreichend, deren Qualifikationen exemplarisch zu belegen. (Beispiel: OPS 8-550: „Vorhandensein mindestens folgender Therapiebereiche: …, Ergotherapie, …“: Es ist nicht nötig, die Qualifikation aller Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten zu belegen, der Nachweis für mindestens zwei Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten am Standort ist ausreichend.)

Bei einer Dokumentenprüfung oder einer Dokumentenprüfung mit ergänzender Vor-Ort-Prüfung ist der Selbstauskunftsbogen binnen zehn Werktagen (Montag-Freitag) nach Zugang der Mitteilung über die Erledigungsart an uns zu übermitteln.

Bei einer Vor-Ort-Prüfung ist der ausgefüllte und unterzeichnete Selbstauskunftsbogen bei der Vor-Ort-Prüfung vorzulegen und auszuhändigen.

Hier finden Sie die in der Anlage 5a enthaltenen Selbstauskunftsbögen der einzelnen OPS-Kodes der Richtlinie zum Download als ausfüllbare/beschreibbare PDF-Dateien, (geordnet nach Kodes) >>StrOPS 2023, Selbstauskunftsbögen.zip

(Hinweis: Nicht ausfüllbar mit Acrobat Reader. Nutzen Sie zum Ausfüllen bitte aktuelle Programme.)

Bei Fragen zu Strukturprüfungen können Sie sich an uns wenden: strukturpruefung(at)md-nord.de​

Oder melden Sie sich telefonisch im Call-Center-Strukturprüfungen unter 040 25169-5850 
zu folgenden Zeiten:

Montag bis Donnerstag:  08:00 Uhr - 14:00 Uhr
                           Freitag:  08:00 Uhr - 12:00 Uhr