Bei Dokumentenprüfungen und Dokumentenprüfungen mit ergänzender Vor-Ort-Prüfung ist es notwendig, dass Sie Nachweise und Unterlagen einreichen, beziehungsweise bei einer Vor-Ort-Prüfung uns vorlegen. Bitte entnehmen Sie diese Nachweise und Unterlagen der Anlage 6a der StrOPS-RL 2023 >>Richtlinie StrOPS 2023, MD Bund
Sofern es über die dort genannten Unterlagen hinaus weitere Nachweise gibt, die Sie für geeignet zum Nachweis der genannten Strukturmerkmale des beantragten OPS-Kodes ansehen, können Sie uns diese gerne vorlegen.
Gemäß der StrOPS-RL (Richtlinie des Medizinischen Dienstes Bund nach § 283 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 SGB V) sind Sie dafür verantwortlich, dass die Unterlagen vollständig, lesbar und in einer sinnvollen Ordnungsstruktur analog der Unterlagenanforderungslisten eingereicht werden.
Die sinnvolle Ordnungsstruktur der Unterlagenanforderungslisten ist dabei einzuhalten. Die Nummerierung Ihrer Unterlagen entspricht der Reihenfolge der Auflistung der Unterlagen in Anlage 6a der Richtlinie. Für Dateinamen wählen Sie bitte folgende Benennung:
Beispiel alle Unterlagen in einer Datei:
2023-Fallnummer MD Nord.pdf
Beispiel Unterlagen in mehreren Dateien:
2023- Fallnummer MD Nord_Selbstauskunftsbogen.pdf
2023- Fallnummer MD Nord_Qualifikationsnachweise Krankenhaushygieniker.pdf
2023- Fallnummer MD Nord_Qualifikationsnachweise Hygienefachkräfte.pdf
2023- Fallnummer MD Nord_Schulungsnachweise des speziell eingewiesenen medizinischen Personals.pdf
2023- Fallnummer MD Nord_Hygieneplan.pdf
Der Dateiname besteht aus: Fallnummer MD Nord*, kurze Beschreibung
*Fallnummer MD Nord: Diese Fallnummer erhalten Sie vom Medizinischen Dienst Nord mit der Eingangsbestätigung innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Eingang des Antrages bei uns. Bitte fügen Sie dann hier diese Fallnummer ein.
Die Unterlagen müssen für jeden beantragten OPS vollständig sein. Verweise auf Unterlagen, die Sie für einen anderen OPS einreichen, sind nicht zulässig. Selbst wenn Sie Unterlagen bereits für einen anderen OPS einreichen oder eingereicht haben, müssen Sie diese Unterlagen ebenfalls zu diesem OPS einreichen.
Die Unterlagen müssen von uns lesbar sein. Bitte anonymisieren Sie die Unterlagen nicht, da dann eine Kontrolle der Strukturmerkmale nicht möglich ist. Achten Sie beim Scannen/Kopieren darauf, dass Unterlagen nicht zu stark verkleinert oder abgeschnitten werden. Teilen Sie bitte einzelne Blätter nicht, sondern wählen Sie ein entsprechend großes (Papier)-Format für den Scan bzw. die Kopie. Sollte ein Teilen unvermeidbar sein, ist eine Berücksichtigung der Unterlagen nur möglich, wenn auf jeder Seite eindeutig gekennzeichnet ist, wie einzelne Seiten zueinander gehören. Verzichten Sie bitte auf "Wasserzeichen" bzw. prominente Markierungen wie z. B. "Ausdruck aus dem Archiv", die Text überdecken und ihn möglicherweise für uns unlesbar machen. Halten Sie sich bitte an die in der Richtlinie und hier im Beispiel angegebene Ordnungsstruktur.
Digitale Unterlagen
Perspektivisch ist geplant, dass Sie uns die Unterlagen zu Strukturprüfungen über das Leistungserbringer-Portal des Medizinischen Dienstes Nord zukommen lassen. Aktuell ist dies technisch noch nicht umgesetzt. Bitte beachten Sie daher die folgenden Vorgaben zu digitalen Unterlagen, die Anwendung finden, solange eine Einreichung von Unterlagen für Strukturprüfungen über das Leistungserbringer-Portal noch nicht möglich ist:
Unterlagen reichen Sie bitte als pdf-Datei(en) ein, konform mit dem PDF/A-1a ISO 19005-1 Standard. Bei anderen Dateiformaten können wir eine Lesbarkeit nicht sicherstellen. Verzichten Sie bitte auf einen zusätzlichen Passwortschutz der Dokumente sowie auf besondere Funktionen, die nicht Bestandteil des PDF/A-1a ISO 19005-1 Standards sind. Die digitalen Unterlagen müssen die genannte Ordnungsstruktur aufweisen. Das kann dadurch erreicht werden, indem Sie vorzugsweise pro OPS-Kode eine indexierte pdf-Datei einreichen, die alle erforderlichen Unterlagen enthält. Die Indexierung entspricht dann der genannten Ordnungsstruktur. Alternativ können Sie mehrere pdf-Dateien pro OPS-Kode einreichen. In diesem Fall benennen Sie die Dateien einzeln wie oben beschrieben. Verzichten Sie auf Unterordner, platzieren Sie alle Dateien zu einem OPS in einer Verzeichnisebene. Fassen Sie die Daten bitte nicht in z.B. komprimierten (Zip-)Dateien zusammen, sondern laden Sie die pdf-Dateien einzeln hoch.
Bitte entscheiden Sie sich pro OPS-Kode für ein Versandverfahren und kombinieren bitte innerhalb eines OPS-Kodes nicht mehrere Verfahren.
Wir bieten Ihnen folgende Verfahren an:
1. Upload beim Medizinischen Dienst Nord
Dies ist das effektivste und schnellste Verfahren. Mit der Bestätigung Ihres Antrages erhalten Sie einen Upload-Link für Unterlagen pro OPS. Dieser Link wird für jeden OPS einzeln vergeben. Sie können dort die Unterlagen für diesen OPS-Kode hochladen. Sie können hochgeladene Dokumente anschließend nicht mehr einsehen. Das dient dem Schutz vor unbefugtem Zugriff.
Falls Unterlagen zeitgleich mit einem Antrag vorgelegt werden sollen, wenden Sie sich bitte vorab formlos per Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de oder telefonisch an uns. Wir übermitteln Ihnen gerne kurzfristig einen Upload-Link für das Hochladen der Unterlagen. Parallel hierzu stellen Sie den Antrag über das Antragsformular online >>md-nord.info/strops_antrag/strops_antrag.php
2. Versand auf einem Datenträger
Sie können uns die Unterlagen für einen oder mehrere OPS-Kodes auf einem Datenträger zuschicken. Üblich sind CDs, DVDs und/oder USB-Sticks. Wenn Sie die Daten verschlüsseln möchten: verschlüsselte zip-Dateien können wir lesen. Bitte teilen Sie uns das Kennwort separat per Mail an strukturpruefung(at)md-nord.de mit. Bei anderen Verschlüsselungsarten sprechen Sie das Verfahren bitte mit uns ab.
Sie können einen Datenträger pro OPS-Kode verwenden.
Wenn Sie Unterlagen für mehrere OPS-Kodes auf einem Datenträger schicken: erstellen Sie bitte für jeden OPS-Kode einen Ordner, den Sie wie folgt benennen: " Fallnummer MD Nord", z.B. " 2023-00050-S". Falls Sie eine (indexierte) pdf-Datei einreichen, benennen Sie diese genauso wie den Ordner. Ansonsten ordnen und benennen Sie die pdf-Dateien innerhalb dieser Ordner wie oben angegeben.
Die Unterlagen für einen OPS müssen sich auf einer Verzeichnisebene befinden. Bitte verzichten Sie auf weitere Unterordner.
Bitte beachten Sie: eingereichte Datenträger werden von uns nach dem Einlesen der Daten datenschutzkonform vernichtet und nicht zurückgeschickt.
3. Versand in Papierform
Sie können, bis das Leistungserbringer-Portal auch für Strukturprüfungen verwendbar ist, uns ersatzweise und befristet Unterlagen in Papierform per Post schicken. Halten Sie sich bitte auch in diesem Fall an die oben genannte Ordnungsstruktur. Verwenden Sie bitte einzelne Ordner und/oder Trennblätter, um die Ordnungsstruktur zu kennzeichnen. Insbesondere muss eindeutig und prominent erkennbar sein, welche Unterlagen zu welchem OPS-Kode gehören.
Innerhalb eines OPS-Kodes muss die kapitelweise Ordnung der Dokumente in der Reihenfolge, wie sie in Anlage 6a der Richtlinie genannt sind, umgesetzt, erkennbar und gekennzeichnet sein, z. B. durch (weitere) Trennblätter.
Die Unterlagen schicken Sie bitte an folgende Adresse: Medizinischer Dienst Nord, Fachbereich Strukturprüfungen, Hammerbrookstraße 5, 20097 Hamburg.
Indem Sie sich an diese Vorgaben halten, ermöglichen Sie uns und Ihnen eine effiziente Arbeitsweise und eine zügige sowie vollständige Prüfung. Sie vermeiden damit Unterlagen-Nachforderungen und Rückfragen.
